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CONSERVAZIONE DIGITALE

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Conservazione digitale è il servizio web per conservare a norma di legge tutti i documenti e le fatture dell’azienda, integrato con i gestionali Sistemi.

 

Con Conservazione digitale, l’azienda conserva, in automatico, tutti i documenti elaborati in ESOLVER, ENOLOGIA e SPRING: dai documenti contabili e fiscali, ai contratti e alle paghe.

Con una semplice configurazione iniziale, l’azienda attiva il servizio e definisce i documenti da conservare digitalmente. L’upload dei documenti sulla piattaforma web SISTEMINRETE, la firma digitale e l’invio al sistema di conservazione sono procedure completamente automatizzate.

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VALIDAZIONE DEI DOCUMENTI E
PROCESSO DI FIRMA

Prima di inviare i documenti in conservazione, il sistema verifica che tutti i documenti e gli allegati non presentino anomalie (estensione valida, presenza della firma, certificato di firma valido, presenza della marca temporale etc…)

Il processo di firma digitale dei documenti è completamente automatizzato e gestito da Sistemi, in qualità di gestore tecnico del servizio di conservazione.

INVIO IN CONSERVAZIONE

L’invio dei documenti al sistema di conservazione è automatizzato attraverso un processo interamente gestito da Sistemi, che si occupa di inviare all’applicazione web periodicamente e in completa autonomia i documenti da conservare, senza alcun intervento da parte dell’operatore.

Il pannello di controllo consente di visualizzare tutti i documenti organizzati per classe documentale, per periodo di conservazione, per stato, o sulla base di viste personalizzate: in questo modo la consultazione è rapida e facile.

È possibile inviare in conservazione anche documenti già conservati con altro soggetto conservatore.

CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI CONSERVATI

conservazione digitale aziende

Accedendo al servizio Conservazione digitale, l’azienda può consultare in qualsiasi momento i documenti e monitorare gli stati di avanzamento (documenti presi in carico, inviati in conservazione e conservati), con la garanzia che tutto il processo sia correttamente concluso con l’invio al soggetto conservatore.

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CONTATTO GENERICO

Informativa Privacy – Art. 13 Regolamento UE 2016/679
Titolare del trattamento è la SISTEMI S.p.A. con sede in via Magenta 31 – Collegno (TO). I dati, raccolti per la gestione della sua richiesta, sono trattati per la seguente finalità: 1) rispondere alla richiesta di informazioni sui prodotti e servizi Sistemi o altro specificato direttamente dall’Interessato; potremo contattarla attraverso modalità tradizionali (posta cartacea, chiamate telefoniche con operatore) o automatizzate (e-mail, sms); 2) previa acquisizione del suo consenso, inviarle comunicazioni informative sulle soluzioni software di Sistemi Spa per la sua professione. Per quanto concerne la finalità di cui punto 1) la base giuridica è l’art. 6) lettera b) del Reg UE 2016/679 in quanto il trattamento è necessario di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e il mancato conferimento dei dati, non ci consentirà di dare seguito alla sua richiesta. Per la finalità di cui al punto 2) la base giuridica è l’art. 6) lettera a) del Reg UE 2016/679 in quanto il trattamento è effettuato esclusivamente a seguito di uno specifico consenso prestato dall’interessato e il mancato consenso non ci permetterà di inviarle comunicazioni informative sulle soluzioni software per la sua professione attraverso mail, telefono e canali social. La informiamo che, per le sole finalità sopra richiamate, i suoi dati: 1) saranno trattati dalle unità interne debitamente autorizzate; 2) potranno essere comunicati a soggetti esterni quali i Partner Sistemi o soggetti erogatori di servizi attinenti i citati prodotti e servizi. Potrà richiedere l’elenco completo dei destinatari, rivolgendosi all’indirizzo email: protezionedati@sistemi.com . Laddove alcuni dati fossero comunicati a destinatari siti fuori dall’UE/Spazio Economico EU, Sistemi assicura che i trasferimenti verranno effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza/Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Per informazioni relative al periodo di conservazione dei dati, ai diritti degli interessati (quali diritto alla cancellazione, rettifica, limitazione, opposizione, alla portabilità dei propri dati personali, nonché il diritto a proporre reclamo dinanzi all’Autorità di controllo), e per conoscere nel dettaglio la privacy policy di Sistemi, la invitiamo a visitare il nostro sito alla pagina www.sistemi.com/privacy. Il Responsabile per la protezione dei dati, è contattabile al seguente indirizzo: rpd@sistemi.com.

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