Polini e il progetto Re.Te.: l’esperienza con ENOLOGIA di Sistemi

Polini Group

Polini Distillates, Wines & Beverages è uno dei più grandi gruppi del settore D&B in Italia e fra i principali in Europa. Gestisce un vasto portafoglio di Private Labels e marchi Premium, commercializzati in oltre 50 Paesi del Mondo, tra l’Europa, le Americhe e l’Asia. Il quartier generale si trova a Paratico (BS), dove Polini nasce nel 1967, ed è proprio nello stabilimento di Paratico che vengono definite le strategie direzionali di tutto il gruppo. Qui vengono prodotti oltre 20 milioni di bottiglie l’anno e il fatturato è di oltre 60 milioni di euro, con 50 dipendenti tra uffici e operatori di produzione. L’obiettivo principale dell’azienda ogni anno è di migliorare le performance aziendali dell’anno precedente. L’azienda è certificata secondo gli standard internazionali BRC e IFS, riconosciuti sia a livello nazionale che internazionale nelle GDO. Certificati anche nel biologico, vegan ed in procinto di ottenere la certificazione Kosher.

Il progetto Re.Te. dell’Agenzia Dogane: eliminare più di 70 registri cartacei della contabilità accise

Con ENOLOGIA, Polini ha vinto la scommessa del cambio gestionale e della digitalizzazione di ulteriori processi amministrativi: grazie al progetto Re.Te. dell’Agenzia Dogane è stato possibile digitalizzare la tenuta dei registri cartacei accise, con la completa comunicazione telematica dei dati contabili e produttivi all’Agenzia Dogane.

Gli attori che hanno collaborato al progetto sono stati diversi: il gruppo di lavoro che si è dedicato al progetto di Polini, lo sviluppo del prodotto ENOLOGIA di Sistemi, il Partner di zona CSB Software & Solutions e, ultimo ma non meno importante, l’Agenzia Dogane di Brescia. Un progetto “di squadra” che ha coinvolto più di 50 persone.

L’obiettivo del progetto è stato quello di digitalizzare la trascrizione dei registri cartacei accise, snellendo quindi il lavoro della responsabile delle operazioni giornaliere, riducendo al minimo il rischio di errore: in pratica, Polini è passata dalla trascrizione manuale di oltre 70 registri cartacei alla loro completa digitalizzazione.

Il primo vantaggio della riuscita del progetto è stato indubbiamente quello operativo: minimizzare gli errori nelle registrazioni giornaliere, priorità assoluta per essere precisi nei confronti dell’Agenzia Dogane. Inoltre, Polini ha rafforzato tantissimo la collaborazione con l’Agenzia Dogane di Brescia, che ha fornito un ottimo supporto e una fattiva collaborazione per questa esperienza. Secondo Beniamino De Santis, “quanto avvenuto è un chiaro esempio di come l’Ente Pubblico deve essere un partner per un’azienda privata. E la punta dell’iceberg è stata proprio l’ottima riuscita del progetto.”.

Il progetto Re.Te. ha avuto, inoltre, anche altri vantaggi: a livello interno aziendale è migliorata la gestione del magazzino. Infatti, se la registrazione dei prodotti finiti è corretta, si ha automaticamente la possibilità di controllare le giacenze di magazzino in maniera molto più rapida e snella, affiancando il controllo fisico della merce. Si tratta di un avvicinamento dal primo piano al piano terra, dagli uffici amministrativi alla produzione: dal piano che registra giornalmente le produzioni al piano che movimenta realmente le merci, a livello logistico interno.

Prossimi progetti di Polini con Sistemi

Polini prevede altri due progetti molto importanti con Sistemi, che sono attualmente in fase preliminare:

• il primo è legato direttamente al progetto Re.Te.: Polini ha un magazzino da 8.000 posti pallet, ma non possiede al momento una gestione automatica e digitale per ubicazioni di questo magazzino. Con 8.000 posti pallet e alcune migliaia di metri quadri di spazio, questa mancanza crea una eccessiva perdita di tempo e una inefficienza da parte dei magazzinieri ad intercettare un bancale per poi portarlo nelle baie di carico. Questa sarà l’ultima fase che completerà un lavoro di revisione della funzione logistica / magazzino in corso da 3 anni: gestire un ordine inviato dall’ufficio al magazzino con un’indicazione chiara dell’ubicazione della merce, con l’estrazione automatica tramite utilizzo di palmari da parte dei magazzinieri e trasferimento alla baia di carico. ENOLOGIA non è solo gestione logistica, ma prevede tutta la gestione anagrafica e l’elaborazione delle giacenze. Questo progetto vedrà anche la collaborazione di un altro partner, per le navette e la movimentazione semiautomatica dei pallet.
• il secondo è legato alle formulazioni dei prodotti finiti: si passerà alla gestione della fase di ricettazione sul gestionale, per eliminare documenti cartacei e per gestire anche la tracciabilità delle materie prime in maniera automatica, per assolvere in maniera più snella alla normativa.

SISTEMI-Polini: un rapporto di fiducia ed empatia

Tra Polini e Sistemi si è creato un vero rapporto di fiducia: “si sa, quando si cambia gestionale si ha paura che ci possano essere dei problemi, ma Polini in Sistemi e in CSB Software & Solutions ha trovato dei Partner affidabili, che ci rassicurano e supportano, con la ricerca di soluzioni condivise per ogni minima difficoltà. Molte altre aziende hanno provato a passare alla digitalizzazione dei registri doganali, ma tanti non sono andati avanti perché spaventati dalle difficoltà che ne derivano, evidentemente queste aziende non avevano un Partner come Sistemi, che ci ha sempre ispirato fiducia e tranquillità”, dice Beniamino De Santis. “Al di là della bontà del prodotto, ci vuole tanta empatia e l’abilità di rendere facile qualcosa che è difficile”. E Sistemi, oltre ad essere una validissima software house, è stata anche in grado di saper supportare empaticamente le persone di Polini.

 

Ringraziamo Beniamino De Santis per averci raccontato la sua positiva esperienza con Sistemi.

 

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